Política de Privacidad

01Quién es el responsable

El responsable del tratamiento de sus datos personales es EVENTOS DEPORTE MOTOR, S.A. («EDM»), organizador de los eventos que se inscriben por medio de TeRegistras.

La plataforma TeRegistras es desarrollada y operada por HYRR Systems, que actúa como proveedor tecnológico de EDM: trata sus datos por cuenta de EDM y solo para prestar el servicio descrito en esta política.

02Qué datos recogemos

Recogemos los datos que usted mismo proporciona al crear su cuenta e inscribirse. Si se inscribe en un evento sin tener cuenta, la plataforma crea su cuenta en ese momento con los datos que usted indica en la inscripción:

• Identidad: nombre completo, número de DPI y fotografía del DPI, fecha de nacimiento, nacionalidad, profesión y estado civil.
• Contacto: dirección, teléfono y correo electrónico.
• Contacto de emergencia: nombre, teléfono y parentesco de la persona que usted designa. Al proporcionarlos, usted declara contar con la autorización de esa persona.
• Datos de salud: tipo de sangre, si tiene alergias conocidas y cuáles, y los datos de su seguro (aseguradora y número de póliza, que son opcionales).
• Vehículos: marca, modelo, año, placa, color y características técnicas del vehículo con el que participa.
• Inscripción y pago: el evento, la categoría y la entrada que elige, y la imagen de la boleta de pago que sube.
• Pago compartido y cortesía: si varias personas pagaron con una misma boleta o una misma transferencia, el personal del organizador puede vincular esas inscripciones como un pago compartido, y se guarda qué inscripciones lo comparten, el número de transferencia y la nota que el personal escriba. Si el organizador le otorga una cortesía (entrada sin pago), se guarda ese estado de su pago y la nota del personal con el motivo.
• Firma y evidencia de firma: la imagen de su firma, su nombre tal como lo escribe al firmar, la fecha y hora, la dirección IP y el navegador desde el que firmó, y el registro de los documentos del evento que abrió y aceptó.
• Operación del evento: validación de documentos en la entrada, inspección técnica, número de competencia, ingreso a pista y resultados. Del ingreso se guarda la hora; si el personal anula un ingreso por error, se conserva también el motivo que escribe.
• Cuenta y sesión: su correo y su contraseña (que se guarda cifrada y que nadie del personal puede ver), y registros técnicos de seguridad de acciones relevantes, como la creación de la cuenta, con su fecha, dirección IP y navegador.
• Inscripción sin cuenta previa: la cuenta se crea con una contraseña generada por la plataforma que nadie conoce. Al firmar su inscripción le enviamos por correo una contraseña temporal, que vence en 7 días y deja de servir en cuanto crea su propia contraseña, para que, si lo desea, entre a su cuenta y la cree. Si no la usa, su cuenta sigue existiendo y puede acceder a ella con la opción «¿Olvidaste tu contraseña?» del inicio de sesión.

03Para qué usamos sus datos

• Crear y administrar su cuenta y verificar su identidad.
• Inscribirle en los eventos y comprobar que cumple los requisitos, entre ellos ser mayor de 18 años.
• Preparar y conservar el contrato y la exoneración de responsabilidad que usted firma electrónicamente para cada evento, junto con la evidencia de su firma.
• Verificar su pago con la boleta que sube o dar por verificado el cobro en efectivo que registre el personal del organizador.
• Registrar que varias inscripciones comparten un mismo pago, o que el organizador otorgó una cortesía, y confirmar los pagos contra el estado de cuenta del banco al cerrar el evento.
• Operar el evento: entrada, inspección técnica, número de competencia, llaves, retos y resultados.
• Atender una emergencia médica durante el evento, con sus datos de salud y su contacto de emergencia.
• Proteger la plataforma, prevenir fraudes y mantener un registro de auditoría.
• Cumplir obligaciones legales y atender o defender reclamos.

No vendemos sus datos personales, no los usamos para publicidad y no creamos perfiles comerciales con ellos.

04Base del tratamiento y consentimiento

Al crear su cuenta, o al inscribirse sin cuenta previa (lo que crea su cuenta), usted acepta los Términos y Condiciones y esta Política de Privacidad marcando la casilla del formulario. Tratamos sus datos para prestarle el servicio que solicita: su cuenta y sus inscripciones.

Sus datos de salud (tipo de sangre, alergias y seguro) son datos sensibles. Los tratamos solo con su consentimiento expreso, que usted otorga por separado en el formulario de registro, y únicamente para atender emergencias durante los eventos.

Los datos marcados como obligatorios, incluidos los de salud, son una condición para crear la cuenta e inscribirse en los eventos: sin ellos no es posible participar. Los datos del seguro son opcionales.

Guardamos la versión de los documentos que usted aceptó y la fecha de su aceptación. Puede retirar su consentimiento eliminando su cuenta; como estos datos son necesarios para participar, retirarlo implica que ya no podrá inscribirse en los eventos.

05Con quién compartimos sus datos

El organizador del evento (EDM) y su personal autorizado, cada uno según su función: validación en la entrada, inspección técnica, operación del evento y atención de emergencias.

Proveedores que tratan datos por nuestra cuenta, solo para prestar el servicio:

• Supabase (Estados Unidos): base de datos, almacenamiento de archivos y autenticación de cuentas.
• Cloudflare: red, DNS y protección del sitio. Sus datos transitan por su red.
• Resend (servicio de correo transaccional que opera sobre Amazon SES): envío de los correos de confirmación de cuenta, de restablecimiento de contraseña y de confirmación de inscripción, que incluye su código QR y, si se inscribió sin cuenta previa, su contraseña temporal.
• Meta (WhatsApp): solo cuando el organizador active las notificaciones por WhatsApp y únicamente si usted lo autoriza.

TeRegistras utiliza inteligencia artificial para automatizar algunos procesos (proveedor: Anthropic, Estados Unidos). La imagen de su boleta de pago puede ser leída por inteligencia artificial para extraer el número de transferencia, el monto, la fecha, el banco y, si aparece impreso, el nombre de quien pagó, y así compararla con el estado de cuenta del organizador. Esa lectura es solo una sugerencia: una persona del equipo la confirma antes de que su pago cuente como verificado. La única excepción es esta: cuando la lectura automática de su boleta coincide con el precio de la entrada y con la moneda, los últimos cuatro dígitos de la cuenta de destino coinciden con los de la cuenta del organizador, la fecha del pago está entre la apertura de las inscripciones y el día del evento, y su identidad ya está validada, el pago puede aceptarse de forma provisional y confirmarse después contra el estado de cuenta del banco; si el pago no aparece en el estado de cuenta, el organizador se comunicará con usted. La inteligencia artificial de terceros (Anthropic) no recibe su número ni la fotografía de su DPI, su teléfono ni sus datos médicos o de seguro; de su boleta recibe únicamente la imagen, con lo que el banco haya impreso en ella. Para agilizar la validación, la fotografía de su DPI puede ser leída por un sistema automático que funciona en equipos propios de HYRR Systems, sin enviarse a otros terceros, para comparar el número, el nombre y la fecha de nacimiento con los datos que usted ingresó. Cuando los tres coinciden, la validación de esos datos puede aprobarse automáticamente o ser confirmada por una persona del equipo; si algo no coincide o no puede leerse, una persona del equipo lo revisa. La lectura automática nunca rechaza una inscripción por sí sola, y su identidad se sigue verificando en persona en la entrada del evento.

El panel del personal puede incluir además un asistente de inteligencia artificial (mismo proveedor). Si se utiliza, su correo electrónico le llega enmascarado y puede recibir datos operativos como su nombre, su código de inscripción y el estado de su inscripción.

Información visible públicamente: en la página de verificación de su código QR y en las llaves y retos públicos de un evento se muestran solo su nombre abreviado (por ejemplo, «Juan P.») y datos de su vehículo y de su inscripción, como el número de competencia y el estado. Nunca se publican su DPI, sus datos de contacto ni sus datos de salud.

Autoridades: cuando una ley o una orden de autoridad competente lo exija.

06Transferencias internacionales

Sus datos se almacenan en servidores de Supabase en Estados Unidos y pueden transitar por la red global de Cloudflare. Los servicios de correo y, cuando se utilicen, WhatsApp, la lectura de boletas y el asistente de inteligencia artificial también son prestados por empresas con sede fuera de Guatemala.

Supabase y Cloudflare aplican acuerdos de tratamiento de datos que forman parte de sus condiciones de servicio. Al aceptar esta política, usted consiente estas transferencias.

07Cuánto tiempo conservamos sus datos

Conservamos su cuenta y sus datos mientras su cuenta exista, incluidas sus inscripciones y los contratos que firmó.

Si elimina su cuenta, se borran de forma permanente su perfil y sus datos de contacto, sus datos médicos y de seguro, la fotografía de su DPI, sus vehículos, sus inscripciones no firmadas con sus boletas y su cuenta de acceso.

Cada contrato y exoneración que usted firmó se conserva como registro legal del evento en forma reducida: solo su nombre, su número de DPI, su fecha de nacimiento y su firma, junto con la evidencia de la firma. Estos registros se conservan durante 5 años contados desde la fecha del evento, o mientras exista un reclamo o proceso relacionado, porque son necesarios para cumplir obligaciones legales y para la defensa de reclamos. Al vencer ese plazo, se eliminarán o anonimizarán.

También se conservan los registros de pago de cada inscripción firmada: la imagen de la boleta tal como fue subida, el número de transferencia, el monto, la fecha, el banco que figura en la boleta y el historial de verificación del pago, y, si pagó en efectivo, el registro del cobro (monto, fecha, número de recibo, la persona del organizador que lo recibió y la nota que esa persona haya escrito; si el cobro se anuló, también el motivo de la anulación, y los cobros anulados se conservan junto con los vigentes), porque son registros contables del organizador. El nombre del pagador que una lectura automática haya extraído de la boleta se elimina. Estos registros se conservan durante el mismo plazo que los contratos.

Esos registros de pago incluyen, cuando corresponda, el vínculo de pago compartido (las inscripciones que lo comparten, el número de transferencia y la nota del personal, y, si el vínculo se deshizo, el motivo) y el estado de cortesía con la nota del personal que explica el motivo.

Si entra como invitado, sin crear una cuenta, el organizador le pide su nombre, su número de DPI y la fotografía de su DPI, su teléfono y los datos de un contacto de emergencia, y usted firma el mismo contrato y exoneración del evento. Estos datos y su firma se conservan como el contrato de un piloto, durante el mismo plazo, y no se usan para otra finalidad. Si el organizador le envió una invitación, se guarda también la nota con la que el personal la registró (quién la pidió y por qué).

08Sus derechos y cómo ejercerlos

Usted tiene derecho a:

• Acceso: consultar sus datos, vehículos e inscripciones en Mi cuenta.
• Rectificación: corregir sus datos editando su perfil. Para cambiar su DPI o su correo, solicítelo al organizador del evento.
• Supresión: eliminar su cuenta con la opción «Eliminar mi cuenta» en /cuenta/eliminar, con las excepciones de conservación descritas arriba. No es posible mientras tenga un contrato firmado para un evento que aún no ha terminado, ni mientras una inscripción que no firmó tenga pagos registrados; en ese caso la solicitud se resuelve con el soporte de la plataforma.
• Oposición y portabilidad: oponerse a un tratamiento o pedir una copia de sus datos en un formato de uso común, solicitándolo al organizador del evento.

Si entró como invitado no tiene una cuenta: para ejercer estos derechos escriba al organizador del evento.

Respondemos las solicitudes en un plazo máximo de 30 días. Para proteger su información, solo atendemos solicitudes cuando podemos verificar que provienen del titular de la cuenta. Nunca le pediremos su contraseña.

09Seguridad

• Acceso restringido: solo el personal autorizado del organizador accede a sus datos, según su función. Sus datos médicos nunca se muestran en páginas públicas.
• Soporte de acceso: el personal autorizado de HYRR Systems, como operador de la plataforma, puede consultar el estado de su cuenta (por ejemplo, si confirmó su correo y su historial de acceso) y realizar acciones de soporte, como reenviar un correo de confirmación, enviarle un enlace para restablecer su contraseña o cerrar sus sesiones, únicamente para ayudarle con problemas de acceso. Cada consulta y cada acción queda registrada.
• Archivos privados: las fotografías del DPI, las boletas, las firmas y los contratos se guardan en almacenamiento privado y solo se entregan al personal autorizado dentro de la plataforma o mediante enlaces temporales de corta duración. Además, para la contabilidad del organizador, su personal autorizado (y el operador de la plataforma cuando actúa como administrador del organizador) puede descargar un archivo con el estado de cada pago y las imágenes de las boletas. Ese archivo incluye el nombre del pagador que una lectura automática haya extraído de la boleta, y también las boletas de las personas que eliminaron su cuenta, sin su nombre ni el del pagador; esa copia queda bajo la responsabilidad del organizador. El archivo también indica si el pago fue una cortesía, con qué otras inscripciones se compartió el pago (por su código de inscripción), si el pago aparece en el estado de cuenta del banco (con la fecha y el monto de ese depósito) y la hora a la que la persona ingresó al evento.
• Cifrado: toda la comunicación con la plataforma viaja cifrada (HTTPS), y nuestro proveedor de base de datos cifra la información almacenada.
• Registro de accesos: guardamos una bitácora de las consultas del personal a los perfiles y a las inscripciones, y de las acciones relevantes sobre ellos.

Ningún sistema es completamente seguro. Si ocurre un incidente, actuaremos como se indica en la sección «Incidentes de seguridad».

10Cookies

La plataforma usa solo estas cookies:

• racer-authMantiene iniciada la sesión de su cuenta.Duración: hasta que cierre sesión o la sesión venza.
• racer-guestSolo si se inscribe sin cuenta previa: recuerda en este navegador cuándo empezó su sesión temporal, que dura 4 horas.Duración: 4 horas.
• racer-guest-pendingSolo si se inscribe sin cuenta previa y el inicio de sesión automático falló: recuerda en este navegador que su cuenta ya se creó, para reintentar sin pedirle que la cree otra vez.Duración: 10 minutos.
• racer-guest-signedSolo si se inscribe sin cuenta previa y firma: indica en este navegador que se le envió una contraseña temporal por correo, para que el inicio de sesión se lo recuerde.Duración: 7 días.
• racer-confirmationSolo al terminar de firmar una inscripción: permite que este navegador vea su pantalla de confirmación y descargue su contrato.Duración: 2 horas.
• tr-login-hintSolo después de confirmar su correo con el enlace que se le envía: rellena en el inicio de sesión el correo ya confirmado. Se borra al iniciar sesión.Duración: 10 minutos.
• guest-entrySolo si entra como invitado con el enlace o el código QR del organizador: recuerda en este navegador la inscripción de invitado que tiene en curso. No contiene sus datos personales.Duración: 4 horas (30 minutos si la inscripción se abrió en un teléfono del personal).
• hyrr_draftRecuerda en este navegador la inscripción que tiene en curso.Duración: 14 días.
• tr-themeRecuerda si eligió el tema claro u oscuro.Duración: 1 año.
• tenant-filterSolo personal administrativo: recuerda el organizador seleccionado en el panel.Duración: 30 días.
• sb-…-auth-tokenSolo personal administrativo: mantiene iniciada la sesión del personal.Duración: hasta que cierre sesión o la sesión venza.

Todas son estrictamente necesarias para que el sitio funcione o recuerdan una preferencia que usted eligió. No usamos cookies de publicidad ni de analítica. Cloudflare puede establecer cookies técnicas de seguridad para proteger el sitio contra tráfico automatizado.

Además, la plataforma cuenta las visitas de forma anónima, sin cookies y sin guardar su dirección IP ni los datos de su navegador, para mostrar a los organizadores cuántas personas ven su evento; solo se guarda un número por día y por origen de la visita (por ejemplo, WhatsApp o Facebook), y el almacenamiento local de su navegador (localStorage) se usa para no contar la misma visita dos veces en un día y, mientras la pestaña siga abierta, para recordar el origen de su visita. También se guarda en el almacenamiento local de su navegador, en ese dispositivo y por un máximo de 7 días, el correo que usted escribe al crear una cuenta, únicamente para ayudarle a corregirlo si lo escribió mal; se elimina en cuanto la cuenta queda confirmada. Si usted pulsa «Pausar» en una pantalla que se actualiza sola, su navegador recuerda esa preferencia mientras la pestaña siga abierta (almacenamiento de sesión), y el personal administrativo puede guardar en su equipo si desea o no el aviso sonoro de la Mesa; ninguna de las dos preferencias contiene datos personales.

Si la plataforma tiene un fallo técnico en su dispositivo, se registra un reporte técnico del error (el mensaje del error, la página en la que ocurrió y el tipo de navegador y de dispositivo) sin guardar su dirección IP ni datos personales, únicamente para detectar y corregir problemas.

11Menores de edad

TeRegistras es solo para mayores de 18 años. El registro verifica la fecha de nacimiento y no permite crear una cuenta a menores de edad. Si usted es menor de edad, no cree una cuenta y comuníquese con el organizador del evento.

12Incidentes de seguridad

Si ocurre un incidente de seguridad que afecte sus datos personales, lo notificaremos a las personas afectadas sin demora indebida, por los medios de contacto que tengamos registrados, indicando qué ocurrió, qué datos se vieron afectados, qué medidas tomamos y qué puede hacer usted para protegerse.

13Cambios a esta política

Si cambiamos esta política, publicaremos la nueva versión en esta página con un nuevo número de versión y su fecha de vigencia. La versión que usted aceptó queda registrada en su cuenta.

14Contacto

Para ejercer sus derechos, use las opciones de Mi cuenta o diríjase al organizador del evento. Un canal de contacto específico para temas de privacidad se publicará en esta página.